Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Документооборот по зарплате 2021

Документооборот по зарплате 2021

Документооборот по зарплате 2021

Новая РСВ


Приказом ФНС от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@ утверждена новая форма РСВ, сдавать которую надо будет с 1 квартала 2021. В новой форме, в частности,

  1. в приложение 1 добавлена строка для вычета расходов при расчете взносов с доходов по договорам авторского заказа и др. договоров, указанны в п.2 ст.421 НК.
  2. исключается лист со сведениями о физлице, не являющимся ИП;
  3. из раздела 1 убрана строка «Сумма страховых взносов, подлежащая уплате за расчетный (отчетный) период», суммы взносов будет указываться только за три последних месяца расчетного (отчетного) периода;

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам. Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда. На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г.

№558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения. Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»

.

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:1. По учету кадров:

  1. №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
  2. №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-2 «Личная карточка работника»,
  2. №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности.

И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.Срок хранения 3 года.

  1. №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  1. №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  2. №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации.

К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
  2. №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  1. №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  2. №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
  2. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку.

Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке.

В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  1. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  2. №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.Срок хранения 75 лет.2.

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

  1. №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.

Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  2. №Т-53 «Платежная ведомость»,
  3. №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-54 «Лицевой счет»,
  2. №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. личные подписи указанных лиц.
  2. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  3. дату составления документа;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. наименование документа;

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством: 1. Трудовым кодексом:

  1. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования.

Не востребованные — 75 лет.

  1. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил. 2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

№152-ФЗ «О персональных данных»

  1. Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г.

№225 «О трудовых книжках».

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

  1. премировании,
  2. о заработной плате,
  3. коэффициенте трудового участия,
  4. и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости. Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  1. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  1. Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст.

60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  1. Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.Срок хранения 45 лет.

(При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  1. Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.Срок хранения – постоянно.

  1. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  1. Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  1. Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.Срок хранения 75 лет. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.

Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  1. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
  2. на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  1. на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
  2. предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  1. в публичном выступлении,
  2. публично демонстрирующемся произведении,
  3. в средствах массовой информации,

наказываются:

  1. либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  2. либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  3. либо арестом на срок до 4 месяцев,
  4. либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
  5. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  6. либо исправительными работами на срок до 1 года,
  7. штрафом в размере до 200 000 рублей,

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  1. штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  2. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  3. либо арестом на срок до 6 месяцев,
  4. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  5. либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
  6. либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

  1. , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку. У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто.

Помогите ей. Это легко © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

Иллюстрация: Борис Мальцев / Клерк С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.

В эксперименте приняли участие ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс». Основными задачами эксперимента являлись: — апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде; — оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде; — подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений; — подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.
Основными задачами эксперимента являлись: — апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде; — оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде; — подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений; — подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.

По итогам эксперимента Минтруд планировал подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Эксперимент проводился в 4 этапа.

Этап Период Мероприятия1 23.03 — 20.04.2018 Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов организаций, необходимых для проведения эксперимента, содержащих процедуры его проведения, а также перечень ответственных лиц.

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии таковой) с иными представителями работников для участия в эксперименте. Все возникающие вопросы о мероприятиях первого этапа его участники обсуждали в Минтруде2 23.04 — 15.05.2018 Подготовка корпоративных информационных систем, уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости)3 16.05 — 01.09.2018 В конце августа каждая организация, участник эксперимента, подвела итоги и направила в Минтруд такую информацию: — оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента; — анализ эффекта ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность; — предложения по внесению изменений в законодательство РФ в данной сфере.

Ход мероприятий третьего этапа обсудили с участниками в Минтруде4 16.09 — 01.10.2018 В Минтруде подведены общие итоги эксперимента В ходе эксперимента его участникам было предложено заменить обычный «бумажный» кадровый документооборот на электронный в следующих ситуациях: — заключение трудовых договоров; — оформление служебных командировок; — оформление отпусков; — извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период; — ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска; — ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; — представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости; — заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой; — заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; — ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; — получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни; — ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы. 19 октября Минфин подвел и озвучил итоги проведенного эксперимента, по итогам которого, с учетом мнения участников эксперимента, выявлены следующие недостатки и замечания: — необходимо законодательно закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений; — необходимо решение вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно); — по мнению делового сообщества, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности; — проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами; — при потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии; — Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапной и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде. Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о трудовой книжке норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.

Несмотря на выявленные недостатки и пробелы, электронный документооборот имеет явные преимущества: — ускорение процессов подписания кадровых документов; — контроль за подписанием кадровых документов в электронном варианте более эффективен; — сохранение документов в течение более длительного времени по сравнению с бумажными; — экономия пространства для хранения; — снижение затрат на оргтехнику и расходные материалы; — обеспечение доступа к архиву документов; — оперативное предоставление документов контролирующим органам.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах. По итогу Минтруд предлагает принять в следующем году Закон об электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Работники смогут видеть в информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять свои данные работодателю в электронной форме. Таким образом, законодателем планируется более раннее введение электронных трудовых книжек, по сравнению с иными кадровыми документами, однако, запланировано принятие различных законопроектов в следующие сроки: — декабрь 2018 года — по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра, — июль 2021 года — в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий. С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Хотелось бы отметить, что уже на данный момент действующее законодательство позволяет использовать некоторые кадровые документы в электронном формате: — трудовой договор с дистанционным работником (ст.

312.2 ТК РФ); — электронный больничный; — акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам; — сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах; — иные документы, в которых не нужна подпись, также могут быть сформированы в форме электронного документа.

Однако, большая часть кадровых документов пока должны вестись на бумаге.

  1. , специалист в области трудового права

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Как чиновники и бизнес обсуждают цифровой кадровый учет

Перечень добровольных участников эксперимента (около десяти организаций) определит правительство, а виды электронных кадровых документов и электронной подписи, применяемой при их ведении (за исключением трудового и ученического договоров, а также договора о матответственности — для них потребуется только усиленная квалифицированная подпись) они определят сами.

При этом факт проведения эксперимента и соответствующие договоренности должны быть отражены в коллективном договоре или соглашении с работником. На участников эксперимента лягут и все расходы, включая траты на обеспечение работников электронными подписями.

К тому же работодатели обязаны будут в трехдневный срок выдать работнику по его заявлению все документы в бумажном или электронном виде по его желанию. Контрольно-надзорным органам работодатель сможет предоставлять сведения в электронном виде.

КБК

Что меняется с 2021 годаСуть измененийНормативный источник Для налоговых и административных штрафов утверждены новые Выделили для:

  1. штрафов по ч. 1 НК РФ (в разрезе нарушений);
  2. административных штрафов за просрочку декларации, непредставление сведений в ИФНС и другие нарушения в области финансов, налогов и сборов, нарушения законодательства о госрегистрации, незаконную продажу товаров, неприменение ККТ и т. д.

Приказ Минфина от 06.06.2019 № 86н

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи.

Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД.

Соответствующий уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму. Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД.

Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2021 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  1. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  2. иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.
  3. «Об обязательном экземпляре документов»;
  4. ;

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе.

Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи.

При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  1. договор о материальной ответственности;
  2. трудовой договор;
  3. ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников.

Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат. По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться.

Следите за нашими новостями.

Аванс и зарплата: сроки новые и фиксированные

В июне 2016 года были приняты изменения в законодательстве, регулирующем порядок и сроки выдачи заработной платы.

В частности, корректировке подверглась статья 136 Трудового кодекса РФ. В новом тексте документа сохранено положение о том, что дважды в месяц работнику начисляются денежные суммы: аванс и собственно «получка».

С 3 октября 2016, добавилось важное уточнение: деньги работник компании должен получить не позднее 15 числа месяца, идущего сразу за учетным. Раньше — можно, позже — нельзя. Но и в случае, когда закон формально соблюдается, в правилах внутреннего распорядка, в Колдоговоре или иных нормативных документах обязательно должен быть зафиксирован один-единственный точный день, когда сотруднику придут заработанные деньги.

Расчет 6-НДФЛ

Помимо справок 2-НДФЛ в отношении выплаченных гражданам доходам и удержанного налога работодатели должны сдавать квартальные расчеты 6-НДФЛ. Отличие не только в периодичности сдачи. В 6-НДФЛ информация приводится суммарно по всем работникам.

Кроме того, данные нужно указывать не по фактическим выплатам и перечислениям денег, а по правилам налогового кодекса.

Он содержит указания относительно того, какая дата будет считаться днем:

  1. получения доходов гражданином;
  2. днем перечисления налога в бюджет.
  3. днем удержания НДФЛ;

Сдавать расчет нужно четыре раза в год, данные привести в нем нарастающим итогом:

  1. за год — не позднее 1 апреля следующего года.
  2. за 1 квартал — до 30 апреля;
  3. за полугодие — до 31 июля;
  4. за 9 месяцев — до 31 октября;

Электронные проверки ГИТ

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2021 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Новые правила для бюджетных лимитов

В 2021 году утвержденные лимиты бюджетных обязательств (ЛБО) по зарплате нельзя увеличить за счет других лимитов.

определяет особенности реализации федерального бюджета на 2021 год и плановый период 2021-2022 годов. Оно запрещает увеличивать в 2021 году ЛБО по оплате труда за счет уменьшения лимитов, которые предназначены для иных целей. Причём этот запрет касается и лимитов по начислениям на зарплату.

Исключение составляют лимиты по выплатам при увольнении работников федеральных госорганов.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно.

Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на и впоследствии на документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями.

Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение . Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота. Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+