Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие документы являются входящими исходящие и служебные записки

Какие документы являются входящими исходящие и служебные записки

Какие документы являются входящими исходящие и служебные записки

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно


Вы здесь Опубликовано 2012-01-28 05:10 пользователем Valeratal «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» . ——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ «__» ___________________ 20__ г.

│ │ Вх. N _______ │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Распискав получении .

. . . . . Вх-29 16.01.2012 ОАО «Бизнес Портал» г. Москва Предложениепо аренде складских помещений Подготовитьпроект договора О.

Е. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г.

следует записать так: 05.12.2011.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх.

N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу.

Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п N и дата исходящегодокумента Кому адресовандокумент Краткое содержание Кем подписан Отметка обисполнении N дела, куда подшитдокумент . . . . . . . 12 N 01-16ю от23.01.2012 Директору ООО «Плюс»г.

Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 29.02.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо «сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение. Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов.

Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет — гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Понятие входящих документов

8 Обработка исходящей корреспонденции.

Обработка внутренних документов Вопрос Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: — первичную обработку; — предварительное рассмотрение (разметку); — регистрацию; — рассмотрение документов руководством; — направление на исполнение; — контроль исполнения; — исполнение документов; — подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют: — проверку правильности доставки (адресования); — проверку количества листов поступившего документа; — проверку наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения: — ставится в известность отправитель; — делается отметка на самом документе; — делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Лично» («Private»); — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: — на регистрируемые; — нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: — руководителю предприятия; — заместителям руководителя предприятия; — в структурные подразделения; — конкретным исполнителям. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: — входящий номер документа; — дату поступления; — время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.

При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы: — имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия. Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация.

Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: — определить исполнителя; — дать конкретные указания по исполнению документа; — указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнители) под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль. Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2003 г. по вопросам . (входящие)». Вопрос Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

по вопросам . (входящие)». Вопрос Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов: — составление проекта документа исполнителем; — проверка правильности оформления проекта документа; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); — регистрация документа; — отправка документа адресату; — подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.

п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в «Журнале регистрации исхо­дящих документов». Журнал содержит следующие графы: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок к тексту; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); — исполнитель; — примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проста­вить его рукописным способом или нумератором на всех эк­земплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу дело­производства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Вопрос Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: — составление проекта документа исполнителем; — проверка правильности оформления проекта документа; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях); — регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: — передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); — контроль исполнения документа; — исполнение документа; — проставление отметки об исполнении; — подшивка исполненного документа в дело.

ТЕМА № 9

«Организация работы с конфиденциальными документами»

8 Рекомендуемые страницы:Читайте также:: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение.: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…» Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…» Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму.

Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Докладные и служебные записки

– это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению.

Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют.

Рассмотрим их. Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию. Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений.

В таких ситуациях и используются служебные записки. Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. С точки зрения оформления у этих документов много общего.

Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п. Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения.

Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

ПОМЕЩАТЬ В ОДНО ДЕЛО ДОКУМЕНТЫ С РАЗНЫМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов – неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения.

И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены.

Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению.

Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе. ■ Исправляем. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу.

Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.д. Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида.

Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи – 15 лет (статьи 35, 233 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень). Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

То же и с приказами по личному составу: большинство из них хранится 50 лет (75, если созданы до 2003 года), но есть и такие, которые хранятся всего 5 лет (по административно-хозяйственным вопросам) (пункт «в» ст. 19 Перечня, Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

).

Они тоже помещаются в отдельные дела.

Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения. Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта или поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта).

Записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний. Оформляются на общем бланке с угловым расположением.

Справа пишется адресат. На внутренних записках на бланке в наименовании организации допускается писать сокращенно, можно указать только структурное подразделение, или наименование организации можно вообще пропустить (если подразделений в организации не выделено) Датой записки считается дата ее подписания. Заголовок к тексту формулируется как обычно – одной фразой с предлога «О» или «Об». На записках формата А5 заголовок можно пропустить.

Текст может содержать две части: вводную и основную. Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения. Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Подписывает записки обычно составитель, в некоторых случаях на внешних докладных записках требуется подпись директора.

Докладные записки могут быть внешними (направляются в другую организацию) и внутренними.

Объяснительные записки могут быть только внутренними. Пояснительных записок не бывает. Ответить на вопросы: Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка?

Из каких реквизитов состоит докладная записка? Как составляется текст докладной записки?

Кто подписывает докладную записку?

Служебная записка, порядок ее написания и регистрации

Функции и назначение Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу.

Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель.

Там же пишется его фамилия и контактный телефон. В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе.

Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера. Датой служебной записки считается момент ее регистрации.

Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю.

А копия служебной записки возвращается уже исполнителю. Разновидность служебных записок Докладная служебная записка – эторазновидность адресованной прямому руководителю.

составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке). Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Содержание служебных записок Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть – должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая – из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу. Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос.

Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы. Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах. Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия.

В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

Заключение Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает. Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию.

Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

18 ноября, 2012 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 5 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Служебная записка — пример написания

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям. Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы.

Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать. Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица.

Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу?

Пошаговая инструкция и сроки хранения документа. Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно. Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы. Такой журнал должен заполняться в каждой или на .

Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации? В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  • От кого получен документ или кому отправлен;
  • Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  • Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  • Примечание.
  • Ответственный исполнитель документа;
  1. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
  2. Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.
  3. Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Вы здесь Опубликовано 2010-02-04 07:04 пользователем HRTrud «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 6 Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок.

Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов.

Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику. Правовое регулирование оформления служебных И докладных записок Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует.

В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов: — докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; — служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред.

от 08.06.2009, далее — ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения. Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины.

Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т.

д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы. Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской.

Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями).

Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год.

После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке. Оформление докладных и служебных записок Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, — документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм — правое и не менее 20 мм — левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд.

2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются: — наименование структурного подразделения; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер; — заголовок к тексту; — текст; — адресат; — подпись составителя (с указанием должности); — визы согласования документа; — резолюция. Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа — угловой или продольный) через два межстрочных интервала. Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения. Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, «приказываю»). В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части.

В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003. Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу. После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п.

3.17 ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем примеры докладной и служебной записок. Отдел бухгалтерии Главному врачу Докладная записка МЛПУ N 18 От 03.06.2010 N 8 Е.

О. Симонову О выделении средств Для участия в семинаре 23.06.2010 учебным центром «Профразвитие» будет проводиться семинар на Тему «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении», раскрывающий Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.

Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения Данного семинара. Приложение: 1. Программа семинара «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении» 23.06.2010.

2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56. Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/ Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы Служебная записка информационного обеспечения От 27.05.2010 N 24 Об отключении электроэнергии В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено Отключение электроэнергии.

Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации На электронных носителях. Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/ Особенности оформления докладных и служебных записок В учреждениях государственной службы В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003.

Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

В разд. 3.8 указаны три вида записок — докладные, служебные, объяснительные.

Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.).

Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27.

В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003. К. В.Шестакова Эксперт журнала «Отдел кадров Бюджетного учреждения» Подписано в печать 07.06.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. отчетные.
  2. на инициативные;
  3. информационные;

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. подпись руководителя;
  2. дату;
  3. текст;
  4. индекс;
  5. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  6. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  7. наименование организации;
  8. адресата;
  9. место составления;
  10. заголовок к тексту;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г.

Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п.

4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014. Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2). К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. заголовок к тексту;
  2. наименование структурного подразделения;
  3. отметка о наличии приложения (если есть);
  4. дата;
  5. адресат;
  6. регистрационный (исходящий номер);
  7. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  8. текст;
  9. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе. Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  2. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  3. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной.

Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  1. запрос информации;
  2. объявления (извещения).
  3. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  4. выдачу инструкций;

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки.

Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5. Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И.

Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1.

Симакину И.П. 2. Иванову П.Н. Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

.

Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
  2. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре.

Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства. По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным. Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В. Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею. Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать. Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом.

Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А.

07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения.

Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки. Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов). Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно.

Объяснительные записки следует хранить постоянно. Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.

Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+