Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Пример описания порядка документооборота в компании

Пример описания порядка документооборота в компании

Пример описания порядка документооборота в компании

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь» В большой компании постоянно возникают трудности с «первичкой». Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом.

На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь» № 2, 2007 Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары.

Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор.

Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов. Так, часть «первички» по ряду причин отсутствовала, или в ней не доставало некоторых реквизитов. Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента.
Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента.

Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги — в кассу или на расчетный счет.

В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах. Другая распространенная ситуация — через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы. Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов.Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях.

Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.Очень скоро компания начала стремительно развиваться. Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ.

Возросло количество магазинов.Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички».

И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.Как добиться, чтобы документы не пропадалиПрежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов.

Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.Как добиться, чтобы документы не пропадалиПрежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов.

Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд.

К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму.«Первичка» терялась в основном из-за того, что при отпуске товара со склада компания оформляла комплект документов в двух экземплярах и оба отдавала клиенту.

Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали.Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара.

Сбор и группировку данных поручили оператору. В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы. В конце месяца всем специалистам, курирующим взаиморасчеты с клиентами, раздают копию реестра с долгами по «первичке», которую предстоит получить от покупателя.

Менеджеры лично заинтересованы в том, чтобы подписанные и проштампованные накладные по форме № ТОРГ-12 хранились в бухгалтерии. Ведь это обязательное условие для начисления премии.Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС-3.

Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу.

Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом.

Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации.

Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы.

До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком. Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги.Как наладить документооборотДо внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации.

Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ-12. Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился.

Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился. А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой.

Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг.

В результате мы несли убытки.Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации. Мы разработали данный документ для менеджеров торговли.

Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента.Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара.

В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено.

Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают.

Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек.

Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки.В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 000 рублей.

Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи 120 НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2.4 КоАП РФ, ложится на начальника подразделения.Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице.Инструкция по организации документооборота для менеджеров проектов1.

Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию (в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику) акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру. При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика. После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором.

Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству.2. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.3.

При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.4.

При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.5.

При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека:- наименование получателя — ООО «Форум Тверь»;- товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура.6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура.

Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.Как бороться с дебиторской задолженностьюДля борьбы с безнадежной «дебиторкой» мы ввели правило, общее для всех покупателей. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты.

Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа.Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней. В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп.

Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию (от 30 до 45 дней), следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате.

О суммах, отнесенных к четвертой группе (от 45 до 90 дней), необходимо известить покупателя в письменной форме.

И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска.

Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен (если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции).В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты.

Данную меру применяют также, если сотрудник оформил документы с нарушением законодательства или не позаботился о своевременном поступлении «первички» в организацию.Перечень документов, необходимых для представления в адрес компаниидля заключения договора поставки на условиях отсрочки платежа1. Письмо-заявка от руководителя группы/отдела о заключении договора на имя генерального директора, с обоснованиями вышеуказанных условий, включая:- отчет 1С по контрагенту;- оценку будущих объемов продаж;- данные по контактным лицам;- краткую характеристику деятельности контрагента.2.

Копия устава предприятия (по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора).3. Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента:- копия протокола об избрании директора;- копия доверенности с правом подписания договоров.4.

Копия свидетельства о регистрации.5. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.6. Копия информационного письма о присвоении кодов статистики.7.

Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.8. Копия договора аренды.Как избежать исправлений в проведенных документахЕще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, — это несанкционированное изменение документов задним числом.

Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы.

Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути.

Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием. Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом. Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.Другой распространенный повод для исправления данных — отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента.

На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.Другой распространенный повод для исправления данных — отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента. В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс.

Рекомендуем прочесть:  Знаки помогающие пешеходам фото

Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы.

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Документооборот организации

Принципы организации документооборота В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

К таким принципам организации документооборота относятся следующие: — централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ); — максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку); — маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов); — однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении); — организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя); — вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; — исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам); — снижение уровня подписания документов. Документопоток организации Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации: — поступающие (входящие) документы; — отправляемые (исходящие) документы; — внутренние документы. В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня.

Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.).

Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации. Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.).

Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.).

Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения.

Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы: 1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа. 3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа. 5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения). 8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день. Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов. Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

д. Но большинство организаций используют именно график документооборот

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри» “Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов.

И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее:

«Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию»

. Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

*** При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков.

Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел.

Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота.

Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

О документообороте в организации

Вы здесь Опубликовано 2006-12-16 11:40 пользователем HRTrud «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 4 Любая организация процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах.

Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия — от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

В настоящей статье мы расскажем о том, что представляет собой график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса. Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий.

Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение.

Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность.

Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы. Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия.

Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Понятие документа и документооборота Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить, какие документы действительно нужны фирме.

Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право — и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.

(Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности. При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров.

Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ). В соответствии со ст.

161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения: 1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами; 2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена.

Организациям не стоит забывать об этом. Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности.

Здесь можно выделить: — документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками; — документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы.

Некоторые руководители полагают, что внутренние документы — это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени.

На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения.

Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве.

Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим. Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д.

Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота График документооборота — это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует.

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений. Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания и др.

Все это сопровождается оформлением различного рода документов.

Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений. Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен. Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание.

Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов. В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа: 1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению; 2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию; 3) утверждение документа уполномоченными лицами; 4) ознакомление с документом ответственных исполнителей; 5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату); 6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе; 7) контроль за исполнением документа; 8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения; 9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Приведем пример. График документооборота ООО «Зеленый лес» N п/п Вид документа Код формы по ОКУД Кто представляет Кому представляет Срок сдачи Срок исполнения (обработки .

. . . . . . 10 Приказы о приеме на работу 0301001 Отдел кадров Бухгалтерия 1-го и 16-го числа каждого месяца 1-го и 16-го числа каждого месяца 11 Приказы об увольнении 0301006 Отдел кадров Бухгалтерия Не менее чем за три рабочих дня до увольнения Два рабочих дня после получения приказов 12 Приказы на отпуск 0301005 Отдел кадров Бухгалтерия Не менее чем за пять рабочих дней до отпуска Три рабочих дня после получения приказов 13 Авансовые отчеты Подотчетные лица Бухгалтерия В течение трех рабочих дней после прибытия из командировки Три рабочих дня после получения Главное — чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование.

В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса. Е.Ю.Жарова К. ю. н., эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 20.03.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства: 1.

Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр) 2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация.

Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив. 5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса.

Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально.

Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения. То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента.

На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом. На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники.

Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК).

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.

Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку. Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя.

Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете.

Этапы документооборота

Рассмотрим, что включает документооборот. Документопотоки подразделяются на внутренние и внешние. В зависимости от этого будут зависеть все этапы обработки.Так, этапы обработки внутренних материальных информационных носителей включают:

  1. оформление тех документов, которые подтверждают исполнение действий;
  2. уничтожение устаревшей документации или отправка ее в архив.
  3. согласование всей описанной информации;
  4. подписание уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
  5. регистрация документа;
  6. составление и проверку документа уполномоченным лицом;
  7. исполнение заданий (если это требуется);

Журнал регистрации приказов по личному составу

Обработка внешних исходящих документов подразделяется на следующие этапы:

  1. согласование и подписание;
  2. отправка конкретному получателю.
  3. составление и проверку документа;
  4. снятие ксерокопии для второго экземпляра, который останется в организации;
  5. регистрация;

Журнал учета исходящей корреспонденции

Обработка внешних входящих документов подразделяется на следующие этапы:

  1. составление ответа (при необходимости);
  2. рассмотрение;
  3. отправка в архив.
  4. направление руководству организации на рассмотрение;
  5. регистрация канцелярией или секретарем;
  6. исполнение, если это требуется;
  7. поступление и прием;

Журнал учета входящей корреспонденции

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  1. В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
  2. Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  3. Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование

Популярное

Декретный отпуск Налог на имущество Штрафы Декретный отпуск Увольнение НДФЛ Заработная плата Статистическая отчетность Кадровое делопроизводство Бухгалтерская отчетность Законодательство | 9:47 11 марта 2020 Страховые взносы ПФР Выплаты персоналу НДФЛ Декретный отпуск Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2018 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Кому поручается составление графика документооборота на предприятии

Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:

  1. внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
  2. приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.
  3. сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;

Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий.

Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.

Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления. Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений.

Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации.

Образец графика документооборота приведен в

«Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях»

, утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.

График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа.

К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+