Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал входящих и исходящих документов образец скачать

Журнал входящих и исходящих документов образец скачать

Журнал входящих и исходящих документов образец скачать

Оглавление:

Оформление


Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер.

На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д. , но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя

«подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“»

вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11. Пояснения по столбцам: «№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!). «Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи.

За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять». Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д.

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде.

Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений.

Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  1. первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  2. документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  3. международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье). Наш совет.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли. Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке.

Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться. «Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте.

Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к.

иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта. «» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».
Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  • штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.
  • сканер;
  • принтер;
  • компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  • корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  • документы, отправляемые из вашей организации.
  • договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  • входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  • внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  • исходящие официальные письма;

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  2. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  3. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 12149
  2. 5374
  3. 6822
  4. 5748
  5. 3922
  6. 10621
  7. 7712
  8. 6686
  9. 3318
  10. 12259

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Журнал регистрации исходящих документов

, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет.

Он состоит из нескольких этапов:

  • Согласуются бумаги только в случае необходимости
  • Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  • Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Отправка письма.
  • Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  • Проект письма готовят исполнители.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Что на счёт дополнительных граф?

  1. Исполнительной отметки.
  2. Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.

Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку.

По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку.

Не рекомендуется ставить слова «выполнено».

В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа.

И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается.

И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

  • В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?
  • Сколько листов входит в документ?
  • Что можно сказать в примечаниях?
  • Каким способом деловая бумага была доставлена?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Графы журнала регистрации входящих документов

  • Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

    Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.

    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

  • Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д.
  • Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию.

    Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

  • Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  • Дата регистрации только текущая (фактическая).
  • Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  • Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные.

    В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.

  • Срок выполнения.

    Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

    В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

  • Содержание.

    Краткое изложение целевого назначения документа.

  • Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

    При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа.

    Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

  • Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании.

    Рядом могут указывать структурное подразделение.

  • Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Исправление ошибок Все мы люди и можем ошибаться.И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.

Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку.Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  1. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия.

Журнал регистрации входящих документов

Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Скачать другие образцы регистрационных журналов:

  • для инструктажа на рабочем месте — ;
  • для приказов по личному составу —.
  • для приказов по основной деятельности — ;

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен. Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

Увольнение по собственному желанию

Заявление работника на увольнение по собственному желанию (.jpg, 23 кб) Заявление на отзыв заявления на увольнение по собственному желанию (.jpg, 25 кб) Приказ об увольнении по собственному желанию (.pdf, 141 кб) Запись в приказе о невозможности ознакомить с ним работника (.png, 12 кб) Запись в приказе об отказе работника ознакомиться с ним (.png, 9 кб) Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию (.pdf, 224 кб) Запись в личной карточке работника об увольнении по собственному желанию (.pdf, 196 кб)

Своевременность фиксации


Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица.

Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение.

Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк.

Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме.

Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию.

Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  1. одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
  2. хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  1. Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
  2. Различные рекламные листовки;
  3. Ознакомительные материалы;

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации.

После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

  • Пригласительные билеты на мероприятия.
  • Открытки, поздравительные письма.
  • Бухгалтерские.
  • Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект.

В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Для оформления допускается применение фирменных бланков.

В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  1. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.
  2. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  1. По учету входящей корреспонденции.
  2. По учету соглашений.
  3. По учету исходящей корреспонденции.
  4. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности.

При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно.

При этом следует пользоваться образцом.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров смотрите здесь. Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье.

О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации входящих документов (форма) Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации исходящих документов (форма) Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации отправления документов факсимильной связью Журнал учета почтовых отправлений Журнал регистрации актов

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14). Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер. «Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме.

«Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо.

Как правило, пишется исполнителем на самом письме. «Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат. «ГИД» – главный исполнитель документа (автор).

«Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо. «Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д. Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа.

Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря.

Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов.

Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются). Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц.

Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  • Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
  • Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  • Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  • Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  • Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  • Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  • Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2020».
  • Порядковый номер.
  • Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.
  • Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции:

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+